Doktoranci rozliczają się w trybie rocznym. Uzupełniony indeks należy złożyć w Biurze Studiów Doktoranckich do dnia 15 września każdego roku.
W indeksie powinny znaleźć się zarówno zaliczenia z przedmiotów ujętych w harmonogramie rocznym (w tym seminarium kierunkowe z opiekunem artystycznym + ocena i podpis tego opiekuna), jak i dodatkowe obowiązki wynikające z planu studiów.
Doktoranci, powinni wpisać do indeksu także godziny prowadzone lub współprowadzone w ramach praktyk dydaktycznych (łączna ilość zajęć dydaktycznych w ciągu roku to regulaminowe 90 – tego, co powyżej nie uwzględnia się przy zaliczaniu roku + podpis opiekuna artystycznego).
Na karcie zaliczeniowej muszą znaleźć się dokładnie te same wpisy, które są już w indeksie.
W szczególnych przypadkach Kierownik Środowiskowych Studiów Doktoranckich może przedłużyć termin składania indeksu. Należy w tym celu do 15 września danego roku złożyć podanie adresowane do Kierownika Środowiskowych Studiów Doktoranckich z prośbą o przedłużenie terminu składania indeksu, z proponowanym terminem oraz dokładną motywacją, opisem sytuacji. Najdłuższy okres przedłużenia, w wyjątkowych przypadkach losowych, może zakończyć się dnia 31 grudnia danego roku.